Le cadre juridique applicable aux traitements de données à caractère personnel est fixé par le Règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement de données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données (RGPD) et la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés (Loi Informatique et Libertés).

Dans le cadre de son activité, l’USF met en œuvre un traitement de données à caractère personnel regroupant les données de ses adhérents et de ses contacts. Le présent document a pour objet d’informer ces adhérents et contacts et de formaliser leurs droits et obligations à l’égard de ce traitement.

L’USF (Utilisateurs SAP Francophones) est une association déclarée sans but lucratif, régie par la loi du 1er juillet 1901. Son siège social se situe au 64, rue du Ranelagh 75016 Paris.

L’USF a la qualité de « responsable de traitement » pour le traitement de données à caractère personnel qu’elle réalise et qui est décrit ci-après.

Vos données à caractère personnel sont collectées, traitées et conservées par l’USF aux fins de :

• la gestion de votre adhésion à l’USF ;
• la création, la gestion et la mise à jour de l’annuaire de ses membres ;
• la communication à ses membres de toute information utile concernant la vie et l’organisation de l’association, y compris l’envoi du magazine USF, de communications relatives aux commissions et d’invitations aux évènements de l’USF ;
• la gestion administrative, l’existence et la gouvernance de l’USF ;
• l’entretien de relations avec l’éditeur SAP, notamment le suivi des demandes d’évolution des produits SAP et les échanges à ce sujet (accès à « Idea Place » et « Customer Influence » de SAP).

Ces traitements ont pour base légale votre adhésion à l’USF, ainsi que l’intérêt légitime de l’association (s’agissant notamment des relations avec l’éditeur SAP) et ses obligations légales (s’agissant de son existence et de sa gouvernance).

A l’occasion de votre adhésion, l’USF recueille les données à caractère personnel suivantes :

• votre identité ;
• vos coordonnées professionnelles ;
• votre numéro S-USER.

En cas d’élection au conseil d’administration, l’USF collecte également, en vue de leur communication à la préfecture de police, conformément à ses obligations légales :

• votre nationalité ;
• votre adresse personnelle.

Vos données à caractère personnel sont accessibles aux responsables de l’Association, à ses gestionnaires et à ses membres.

En tant que membre de l’USF, vous acceptez que l’USF communique vos coordonnées professionnelles par l’intermédiaire de son annuaire à l’ensemble de ses membres et, le cas échéant, que le Bureau de l’USF vous mette en relation avec d’autres membres pour des sujets particuliers de l’association. La mention de vos coordonnées dans l’annuaire géré par l’USF autorise les membres de l’USF à vous contacter. Vous vous engagez, comme les autres membres de l’USF, à n’utiliser les coordonnées de l’annuaire que dans le cadre des activités de l’USF.

Certaines de vos données à caractère personnel peuvent être rendues accessibles par l’USF au prestataire de service en charge de la gestion et de la maintenance de son site internet (https://www.usf.fr/). Les données traitées par ou pour le compte de l’USF sont encadrés par contrat et ne donnent lieu à aucun transfert hors de l’Union Européenne.

Sauf accord exprès de votre part, les données à caractère personnel vous concernant ne sont pas conservées au-delà de votre dernière année d’adhésion. Si vous avez donné votre accord à leur conservation, l’USF pourra les conserver jusqu’à un an après la fin de votre adhésion.

Les documents relatifs à l’existence de l’association sont conservés pour la durée de celle-ci.

Conformément au cadre juridique rappelé en préambule, vous disposez de droits d’accès, de rectification, d’effacement de vos données à caractère personnel, de limitation de leur traitement, d’opposition ou de retrait de votre consentement à ce traitement.

Vous pouvez exercer vos droits en adressant un courrier ou un courriel au référent de l’USF, à l’adresse suivante : contactRGPD@usf.fr. Pour répondre à toute demande de votre part, l’USF pourra demander à vous identifier en lui communiquant la copie d’un document officiel d’identité (carte d’identité, passeport, carte professionnelle, en cours de validité). L’USF s’efforce de traiter les demandes dans un délai d’un mois. Vous pouvez également introduire une réclamation auprès de la CNIL.

L’USF peut modifier la présente politique de protection de vos données à caractère personnel à tout moment. Vous en serez informé par courrier électronique ou par tout autre moyen. La version en vigueur de la politique de protection de vos données à caractère personnel reste toujours accessible sur demande adressée à : contactRGPD@usf.fr